Vaillant-Wärmepumpe: Wartungsvertrag und Kosten

Einen Vaillant-Wartungsvertrag für die Wärmepumpe verkauft Vaillant direkt über den eigenen Werkskundendienst. Der Vertrag basic kostet 399 Euro, plus 519 Euro und premium 659 Euro im Jahr, jeweils inklusive Mehrwertsteuer (Vaillant, Stand: September 2026). Gegen diese Preise tritt dein eigener Wartungsvertrag beim Kunden an. Vergleichbar werden die Beträge aber erst Leistung für Leistung: Anfahrt, Verschleißteile, Reparatur, Reaktionszeit und Laufzeit. Danach rechnest du dieselbe Anlage mit deiner eigenen Kostenbasis.

Die drei Vaillant-Verträge im Überblick

Die Tabelle gibt die Angaben der Vaillant-Seite zum Wartungsvertrag Wärmepumpe wieder, Stand: September 2026. Preise und Leistungen können sich ändern. Prüf sie vor jedem Kundengespräch.

Dazu kommen Bedingungen, die im Vergleich oft untergehen:

• Den Termin am folgenden Werktag gibt es nur, wenn der Auftrag bis 15:30 Uhr am Vortag telefonisch eingeht. Auf deutschen Inseln sagt Vaillant ihn nicht zu.
• Premium gibt es nur für aroTHERM plus, aroTHERM Split, flexoTHERM exclusive und flexoCOMPACT exclusive, buchbar bis fünf Jahre nach der Installation. Bei Abschluss in den ersten 24 Monaten läuft er bis maximal zum 10. Gerätelebensjahr, bei Abschluss zwischen dem 25. und 60. Monat bis maximal zum 7. Danach läuft er als plus weiter.
• Für aroTHERM perform, geoTHERM perform und aroSTOR nennt Vaillant abweichende Angebote.
• Nach der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können mit einem Monat Frist schriftlich kündigen.
• Die Fernoptimierung OptimierungPLUS kostet bei vernetzten Anlagen 49 Euro im Jahr zusätzlich.

Ohne Vertrag bietet Vaillant eine Einmalwartung für Wärmepumpen ab 442 Euro an, zuzüglich möglicher Ersatz- und Verschleißteile (Vaillant Einmalwartung). Auf Inseln kommt eine Pauschale von 324 Euro je Einsatz dazu. Für Geräte, die vor mehr als 20 Jahren installiert wurden, berechnet Vaillant 59 Euro Altgerätepauschale. Alle Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer.

Für deinen Vergleich heißt das: Der Vertrag basic enthält weder Verschleißteile noch Reparaturen. Stellst du deinen eigenen Vertrag gegen 399 Euro, mach dieselben Ausschlüsse sichtbar. Sonst vergleicht dein Kunde ungleiche Leistungen.

Garantie: Die Wartung zählt, nicht der Vertragspartner

Vaillant knüpft die verlängerte Garantie an die jährliche Wartung. Einen Wartungsvertrag mit dem Werkskundendienst verlangt sie nicht. Laut Vaillant dürfen ein autorisierter Heizungsfachbetrieb oder der Werkskundendienst warten (Vaillant GarantiePLUS).

• Kostenfreie GarantiePLUS: Fünf Jahre, bestehend aus Herstellergarantie und drei Jahren Verlängerung. Sie gilt für die vernetzten Geräte aroTHERM Split plus /8.2, aroTHERM plus /8.1, aroTHERM pro /7.1, aroTHERM perform /8.1 und geoCOMPACT exclusive /8.1. Voraussetzungen sind die Registrierung im myVAILLANT Portal und die Inbetriebnahme des Internetmoduls innerhalb von 180 Tagen nach der Installation, eine dauerhafte Internetverbindung während der Garantiezeit und eine jährliche Wartung mit Nachweis.
• Kostenpflichtige erweiterte GarantiePLUS: Für Wärmepumpen wie flexoTHERM exclusive, flexoCOMPACT exclusive und aroTHERM Split nennt Vaillant 537 Euro. Die Aktivierung muss innerhalb von vier Wochen nach der Installation beauftragt werden. Auch hier setzt die kostenfreie Behebung von Material- und Fertigungsfehlern den Nachweis der jährlichen Wartung voraus (erweiterte GarantiePLUS).
• Wartungskosten: Keine der beiden Garantien übernimmt sie.

Für deine Planung zählt der genaue Wortlaut. Nach den Garantiebedingungen der kostenfreien GarantiePLUS muss das System „einmal im Kalenderjahr, mindestens alle 9 Monate und spätestens nach 15 Monaten“ gemäß Wartungsanleitung und -checkliste gewartet werden. Im Garantiefall legt der Kunde die Wartungsnachweise vor, und zwar die Rechnungen. Deine Rechnung wird damit Teil seiner Garantieakte. Sie sollte Gerät, Datum und die Arbeiten nach Checkliste eindeutig ausweisen.

Was das Gesetz verlangt und was nicht

Dieser Abschnitt beschreibt Pflichten und ersetzt keine Rechtsberatung. Die jährliche Wartung aus den Vaillant-Bedingungen ist eine Garantievoraussetzung des Herstellers, keine gesetzliche Pflicht. Stell sie im Kundengespräch auch so dar. Gesetzliche Prüfpflichten hängen an anderen Voraussetzungen.

Betriebsprüfung nach § 60a GModG. Das Gebäudeenergiegesetz heißt seit Ende Juli 2026 Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), die Paragraphennummern sind geblieben. § 60a GModG verlangt eine Betriebsprüfung für Wärmepumpen, die nach dem 31. Dezember 2023 in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten eingebaut wurden. Dasselbe gilt für Wärmepumpen, die in ein Gebäudenetz mit mindestens sechs solchen Einheiten einspeisen. Fällig ist die Prüfung nach einer vollständigen Heizperiode, spätestens zwei Jahre nach Inbetriebnahme. Ohne Fernkontrolle ist sie spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen. Warmwasser- und Luft-Luft-Wärmepumpen sind ausgenommen. Prüfen dürfen fachkundige Personen mit entsprechender Schulung, darunter Installateure und Heizungsbauer sowie Kälteanlagenbauer. Das Ergebnis ist schriftlich festzuhalten, nötige Optimierungen sind innerhalb eines Jahres umzusetzen. Ein Einfamilienhaus erreicht die Schwelle von sechs Einheiten nicht.

Ab 1. Januar 2027 zählt der Wartungsvertrag. Dann gilt eine neue Fassung von § 60a: Die Prüfpflicht entfällt für Wärmepumpen, „die einer Fernkontrolle unterliegen oder für die ein Wartungsvertrag besteht“. Sie greift außerdem nur noch, wenn die Wärmepumpe Raumwärme und Warmwasser liefert (BGBl. 2026 I Nr. 226, Artikel 2 Nummer 23a und Artikel 9 Absatz 2). Für Wärmepumpen in Mehrparteienhäusern ist ein Wartungsvertrag ab 2027 also nicht nur eine Frage der Garantie, sondern befreit von der gesetzlichen Betriebsprüfung.

Dichtheitskontrolle nach der F-Gas-Verordnung. Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/573 verlangt Dichtheitskontrollen für Wärmepumpen, die fluorierte Treibhausgase nach Anhang I ab 5 Tonnen CO₂-Äquivalent oder nach Anhang II Gruppe 1 ab 1 kg enthalten. Unter 50 Tonnen CO₂-Äquivalent (bei Anhang-II-Gasen unter 10 kg) wird mindestens alle zwölf Monate kontrolliert, mit Leckage-Erkennungssystem mindestens alle 24 Monate. Hermetisch geschlossene und so gekennzeichnete Geräte sind unter 10 Tonnen CO₂-Äquivalent ausgenommen, in Wohngebäuden unter 3 kg fluorierter Treibhausgase. Die Kontrolle führen nach Art. 10 zertifizierte Personen durch.

Die aroTHERM plus und die aroTHERM pro arbeiten mit dem natürlichen Kältemittel R290, also Propan (Vaillant aroTHERM plus). Propan ist kein fluoriertes Treibhausgas, Art. 5 greift hier also nicht. Bei anderen Modellen stehen Kältemittel und Füllmenge auf dem Typenschild. Danach richtet sich, ob und wie oft kontrolliert werden muss.

Ein eigener Preisvergleich beginnt mit derselben Leistung

Ein Wartungsvertrag ist eine wiederkehrende Vereinbarung über festgelegte Arbeiten, Intervalle und Abrechnungsbedingungen. Der Vertragspreis allein sagt noch nicht, welche Leistung der Kunde dafür erhält.

Ein Angebot kann nur den planmäßigen Termin enthalten. Ein anderes kann weitere Positionen aufführen. Solange Anfahrt, Arbeitszeit, Teile und Zusatzleistungen nicht getrennt vorliegen, vergleichst du Beträge mit unbekanntem Inhalt.

Sechs Prüffelder machen Angebote vergleichbar

Übertrage jedes Angebot in dieselben sechs Felder. Bewerte pro Feld mit 0, 1 oder 2 Punkten:

• 0 Punkte: Die Angabe fehlt.
• 1 Punkt: Die Angabe ist vorhanden, aber nicht eindeutig abgegrenzt.
• 2 Punkte: Inhalt, Umfang und Abrechnung sind eindeutig beschrieben.

Die Vergleichsreife bezeichnet hier den Punkt, an dem zwei Angebote dieselben sechs Kostenfelder ausreichend beschreiben. Das Raster hat maximal 12 Punkte. Bei 0 bis 5 Punkten fehlen wesentliche Angaben, bei 6 bis 9 Punkten bleiben Rückfragen und bei 10 bis 12 Punkten ist eine positionsgleiche Kalkulation möglich.

Das ist ein betriebliches Prüfraster, keine Bewertung eines bestimmten Vaillant-Angebots.

Preisstand und Bezugsgröße gehören in dieselbe Zeile

Notiere neben dem Betrag das Datum der Preisunterlage. Halte außerdem fest, ob der Betrag netto oder brutto angegeben ist und für welche Anlage er gilt. Ein undatierter Betrag aus einer alten Kundenakte eignet sich nicht als Grundlage für ein neues Angebot.

Prüfe auch die Bezugsgröße. Ein Preis je Besuch, ein Jahresbetrag und eine monatliche Rate lassen sich erst vergleichen, wenn du sie auf denselben Zeitraum und dieselbe Zahl geplanter Termine umgerechnet hast.

Aus einem Herstellerbetrag wird kein eigener Verkaufspreis

Dein Verkaufspreis braucht eine eigene Kostenbasis. Dazu zählen die gebundene Arbeitszeit, die Fahrt, das Fahrzeug, das Material, die Vertragsverwaltung und die von dir gewählte Reserve. Der Betrag eines anderen Anbieters ersetzt diese Rechnung nicht.

Eine Modellrechnung mit 120 Minuten

Das folgende Beispiel arbeitet mit frei gewählten Modellwerten. Es beschreibt weder einen Vaillant-Preis noch einen marktüblichen Betrag.

• 70 Minuten am Gerät
• 34 Minuten Fahrzeit
• 16 Minuten für Vorbereitung, Dokumentation und Abschluss
• 72 Euro interner Verrechnungssatz je Stunde
• 15 Euro Fahrzeugkosten je Termin
• 22 Euro Materialbudget

Die gesamte gebundene Zeit beträgt 120 Minuten oder zwei Stunden. Daraus ergibt sich:

2 Stunden × 72 Euro + 15 Euro + 22 Euro = 181 Euro

Die 181 Euro sind die interne Kostenbasis des Beispiels vor Gemeinkosten, Risiko, Marge und Umsatzsteuer. Der interne Verrechnungssatz ist dabei der vom Betrieb angesetzte Wert einer produktiven Arbeitsstunde. Jeder Betrieb muss ihn aus den eigenen Zahlen einsetzen.

Schon eine ausgelassene Position verzerrt das Ergebnis. Fehlen etwa die 16 Minuten Bürozeit, verschwinden pro Vertrag rechnerisch 19,20 Euro aus der Zeitkalkulation: 16 ÷ 60 × 72 Euro.

Jahresbetrag und Einzelwartung auf eine Einheit bringen

Für einen Vertragsvergleich kannst du drei Rechenschritte verwenden:

1. 1.Teile einen Jahresbetrag durch die Zahl der enthaltenen planmäßigen Besuche.
2. 2.Addiere separat berechnete Anfahrt, Teile und Zusatzleistungen.
3. 3.Stelle diesem Gesamtbetrag deine vollständige Kostenbasis je Besuch gegenüber.

Enthält ein Vertrag mehrere Anlagen, rechnest du zunächst je Anlage. Sonst verdeckt ein Gesamtbetrag, welches Gerät wie viel Arbeitszeit bindet.

Oktober und November brauchen eine Kapazitätsrechnung

Im Oktober und November entscheidet nicht nur der kalkulierte Betrag. Der Termin muss auch in den Tourenplan passen. Ein Wartungsvertrag ohne reservierten Termin ist im Oktober zunächst nur ein Versprechen in der Kartei.

54 fällige Verträge benötigen mehr als 18 Tourentage

Angenommen, in deiner Kartei sind für Oktober und November 54 Wärmepumpen-Termine fällig. Du möchtest einen von fünf Terminplätzen als Reserve freihalten. Das entspricht einer selbst gewählten Reserve von 20 Prozent.

Für 54 buchbare Termine brauchst du dann 54 ÷ 0,8 = 67,5, aufgerundet also 68 rohe Terminplätze. Bei drei Wartungen pro Außendiensttag sind dafür 23 Tage nötig. Stehen nur 18 Tage bereit, fehlen fünf Außendiensttage.

Die Rechnung zeigt den Engpass vor der Zusage. Du kannst anschließend Termine verschieben, zusätzliche Kapazität einplanen oder weniger neue Verträge für diesen Zeitraum annehmen. Die gewählte Lösung hängt von deinem Betrieb ab.

Fälligkeiten zuerst nach Monat und Route sortieren

Bearbeite die Kartei in dieser Reihenfolge:

1. 1.Wärmepumpen mit vertraglich vorgesehenem Zeitraum markieren.
2. 2.Anlage, Adresse und letzte dokumentierte Leistung prüfen.
3. 3.Fälle mit fehlenden Vertrags- oder Gerätedaten zurückstellen.
4. 4.Vollständige Datensätze nach Postleitzahl und Woche bündeln.
5. 5.Verfügbare Wartungsplätze und Reserve getrennt ausweisen.
6. 6.Neue Angebote nur gegen die verbleibende Kapazität planen.

Bei Vaillant-Anlagen mit Garantie kommt das Wartungsintervall aus den Garantiebedingungen dazu. Vaillant weist dort selbst darauf hin, dass Wartungen an Luft-Wärmepumpen im Herbst und Winter witterungsbedingt nicht immer durchführbar sind. Plane diese Termine deshalb nicht auf den letzten möglichen Tag.

Der typische Fehler liegt im Jahresdurchschnitt. Zwölf rechnerisch gleich große Monatsblöcke helfen wenig, wenn deine Kartei deutlich andere Fälligkeiten zeigt. Entscheidend ist die tatsächliche Verteilung deiner Verträge.

Herstellerangebot, eigener Vertrag und Einzelwartung prüfen

Die drei Wege beantworten unterschiedliche betriebliche Fragen. Trage die Daten des konkreten Falls ein, statt pauschale Leistungsunterschiede anzunehmen.

Für den eigenen Vertrag brauchst du zudem klare Grenzen. Lege fest, wie zusätzliche Arbeiten freigegeben und berechnet werden. Prüfe Laufzeit, Preisanpassung und Kündigungsregelung in deinem verwendeten Text. Der Ratgeber Wartungsvertrag Heizung: Vorlage prüfen statt kopieren zeigt die dafür relevanten Vertragsfelder.

Wann ein eigener Vertrag kalkulierbar ist

Ein Angebot ist für deinen Betrieb reif, wenn vier Punkte beantwortet sind:

• Die Anlage und der vorgesehene Arbeitsumfang sind dokumentiert.
• Die interne Kostenbasis enthält Arbeitszeit, Fahrt, Material und Verwaltung.
• Für den vorgesehenen Monat ist ein Terminplatz verfügbar.
• Zusatzarbeiten sind vom Vertragsumfang abgegrenzt.

Fehlt einer dieser Punkte, löse zuerst die Datenlücke. Eine pauschale Preisannahme macht aus einer unbekannten Position keine kalkulierbare Leistung.

Ein Arbeitsablauf für die nächste Angebotsrunde

• Aktuelle Preisunterlage und Leistungsbeschreibung beim jeweiligen Anbieter anfordern.
• Gerätedaten und Systemkonfiguration aus der Kundenakte ergänzen.
• Herstellerangebot in die sechs Prüffelder übertragen.
• Eigene Minuten und Kosten je Feld einsetzen.
• Vergleichswert je planmäßigem Besuch berechnen.
• Oktober- und November-Termine gegen die verfügbare Kapazität prüfen.
• Offene Angaben mit einer internen Frist von zwei Arbeitstagen nachfassen.
• Angebot und zugrunde liegenden Preisstand gemeinsam ablegen.

Gasthermen gehören in eine getrennte Kalkulation. Arbeitsumfang und Gerätedaten dürfen nicht aus einer Wärmepumpen-Rechnung übernommen werden. Für diese Fälle findest du die eigene Rechenlogik unter Wartung Vaillant-Gastherme: Kosten sauber kalkulieren.

FAQ

Was kostet der Vaillant-Werkskundendienst?

Für Wärmepumpen nennt Vaillant Wartungsverträge für 399, 519 und 659 Euro im Jahr sowie eine Einmalwartung ab 442 Euro, jeweils inklusive Mehrwertsteuer, Stand: September 2026 (Vaillant Einmalwartung). Dazu können Ersatz- und Verschleißteile, eine Inselpauschale von 324 Euro oder eine Altgerätepauschale von 59 Euro kommen. Übernimm keine Zahl aus einer alten Kundenakte ungeprüft in deine Kalkulation.

Ist die jährliche Wartung einer Vaillant-Wärmepumpe Pflicht?

Für die Garantie ja. Die GarantiePLUS setzt eine jährliche Wartung mit Nachweis voraus (Vaillant GarantiePLUS). Gesetzliche Prüfpflichten greifen nur unter bestimmten Voraussetzungen, etwa die Betriebsprüfung nach § 60a GModG in Gebäuden mit mindestens sechs Wohn- oder Nutzungseinheiten (ab 1. Januar 2027 entfällt sie, wenn ein Wartungsvertrag besteht) oder Dichtheitskontrollen bei F-Gas-Kältemitteln oberhalb der Schwellen der Verordnung (EU) 2024/573. Das beschreibt die Pflichten und ersetzt keine Rechtsberatung.

Darf mein Betrieb Vaillant-Wärmepumpen in der Garantiezeit warten?

Laut Vaillant können die Wartung ein autorisierter Heizungsfachbetrieb oder der Werkskundendienst übernehmen (Garantiebedingungen). Gewartet wird gemäß Wartungsanleitung und -checkliste, nachgewiesen per Rechnung. Was „autorisiert“ für deinen Betrieb bedeutet, klärst du direkt mit Vaillant.

Wie vergleiche ich meinen Preis mit dem Vaillant-Vertrag?

Zerlege beide Beträge in Arbeitszeit, Anfahrt, Material und Zusatzleistungen. Vergleiche nur Leistungen mit demselben Umfang und Preisstand. Der Vertrag basic enthält keine Verschleißteile, plus enthält sie, premium zusätzlich Reparaturen. Für deine Entscheidung zählt deine vollständige Kostenbasis je Termin.