Wartungserinnerung per Software: Excel, Bürosoftware oder eigenes Werkzeug?

Für jede Anlage wissen, wann sie fällig ist. Den Kunden vier bis sechs Wochen vorher anschreiben — mit Pflichtangaben und Widerspruchshinweis. Die Antwort festhalten. Einmal oder zweimal nachfassen. Aufhören, wenn der Kunde widerspricht. Und das Ganze im nächsten Jahr wieder, ohne dass jemand daran denken muss.

Was sich unterscheidet, ist, wie viele dieser Schritte von selbst passieren und wie viele an einer Person hängen. Genau daran entscheidet sich, welcher Weg zu welchem Betrieb passt.

Die Tabelle mit Kunde, Anlage, letzter Wartung und einer Formel für die nächste; dazu eine Erinnerung im Kalender, die im August daran erinnert, die Tabelle zu öffnen. Kostet nichts, ist sofort da, und jeder im Büro kann sie bedienen.

Wo sie bricht, ist aus jedem Betrieb bekannt:

• Die Kalendererinnerung erinnert das Büro, nicht den Kunden. Wird sie weggeklickt, ist die Saison vorbei.
• Sortieren zerstört Zuordnungen, eine überschriebene Formel bleibt monatelang unbemerkt, und die Datei liegt auf einem Rechner.
• Der Versand läuft von Hand: Serienmail über BCC oder Serienbrief. Ein offener Verteiler ist eine meldepflichtige Datenpanne; ein fehlender Widerspruchshinweis ein Abmahngrund.
• Widersprüche und Adressänderungen müssen zurück in die Tabelle — von der Person, die gerade die Mails verschickt hat.
• Es gibt keinen Nachweis, wer wann angeschrieben wurde. Bei der Frage, ob ein Kunde widersprochen hat, entscheidet die Erinnerung des Büros.

Die meisten Branchenlösungen führen Anlagen und Wartungstermine mit; die Stammdaten sind ohnehin dort, und die Fälligkeit lässt sich aus dem letzten Auftrag ableiten. Wer das Modul aktiv nutzt, hat den größten Teil der Aufgabe in einem System.

Die Schwächen sind weniger offensichtlich, aber in der Praxis dieselben:

• Das Modul ist häufig eine Zusatzlizenz — und wird deshalb oft gekauft, aber nicht eingerichtet.
• Es erzeugt in vielen Fällen eine Liste oder eine Aufgabe für das Büro, keine Mail an den Kunden. Der Versand läuft dann doch über Outlook, mit allem, was oben steht.
• Nachfassen, Sendefenster, Feiertage: selten vorgesehen. Die Erinnerung geht einmal raus, dann ist Ruhe.
• Widerspruch und Abmeldung sind Handarbeit im Kundenstamm; ein Abmeldelink in der Mail fehlt meist.
• Die Antwort des Kunden landet im Postfach, nicht am Vorgang. Ob sie beantwortet wurde, sieht man nirgends.

Ein Werkzeug, das nur diese eine Aufgabe kann: Fälligkeit je Anlage rechnen, im richtigen Fenster eine Mail im Namen des Betriebs verschicken — mit Abmeldelink, Anschrift und Widerspruchshinweis —, nachfassen, Antworten als Anfrage ablegen und bei Widerspruch dauerhaft aufhören. Der Betrieb bekommt die Anfrage, nicht die Aufgabe, jemanden anzuschreiben.

Auch das hat einen Preis, und er soll hier stehen:

• Ein weiteres System. Die Stammdaten liegen doppelt und müssen per Import aktuell gehalten werden — einmal pro Saison ist das erträglich, bei jeder Adressänderung nicht.
• Monatliche Kosten, während die Tabelle nichts kostet — außer der Zeit, die niemand aufschreibt.
• Es macht keine Rechnung, keine Einsatzplanung, kein Angebot. Wer das erwartet, ist mit der Branchensoftware besser bedient.
• Für dreißig Anlagen mit einem Jahresrhythmus ist es zu viel Werkzeug.

• Excel und Outlook, wenn es unter fünfzig Anlagen sind, alle denselben Jahresrhythmus haben und eine Person die Liste als ihre Aufgabe versteht. Das ist kein Notbehelf, sondern für diese Größe der richtige Weg.
• Das Modul der Bürosoftware, wenn es eingerichtet ist, den Kunden tatsächlich anschreibt und jemand die Rückläufer verarbeitet — oder wenn der Betrieb ohnehin dabei ist, die Branchensoftware ernsthaft einzuführen. Vorher prüfen: Erzeugt das Modul eine Mail an den Kunden oder eine Aufgabe für mich?
• Ein spezialisiertes Werkzeug, wenn mehr als eine Sorte Frist im Spiel ist — Jahreswartung neben § 60b und § 60a, Vertragskunden neben Einmalkunden —, wenn niemand im Büro die Liste als seine Aufgabe hat, oder wenn der Betrieb schon einmal einen Winter lang niemanden erinnert hat.

• Ein Kunde ruft an, um an seine Wartung zu erinnern — nicht umgekehrt.
• Die Erinnerungen gehen im November raus, weil im August keine Zeit war.
• Der Wartungsvertrag ist unterschrieben, aber die zweite Wartung hat niemand ausgelöst.
• Niemand kann sagen, welche Kunden widersprochen haben — die Antwort liegt in einem Postfach.
• Die Frage „Wie viele Anlagen fallen unter § 60b?“ lässt sich nicht in fünf Minuten beantworten.

Unabhängig vom Weg braucht jede Erinnerung denselben Text: Anrede, Anlage, Datum, Terminfrage, Signatur mit Pflichtangaben, Widerspruchshinweis. Der Mustertext für die Wartungserinnerung liefert ihn als E-Mail und als Brief, jeweils für Vertragskunden und Kunden ohne Vertrag — zum Abschreiben in Outlook ebenso wie zum Vergleich mit dem, was ein Werkzeug verschickt.

ServiceWecker ist der dritte Weg — und nur der: Import aus der Tabelle, Erinnerung im Namen des Betriebs mit Abmeldelink und Sendefenster, Nachfassen, Anfragen im Posteingang, gesetzliche Fristen je Anlage; keine Rechnung, keine Einsatzplanung. Ob das zum eigenen Bestand passt, zeigt sich in der Testphase von 90 Tagen am ehesten, wenn man die eigene Tabelle einmal importiert — kostenlos einrichten, Tarife auf der Preisseite.