Darf ich Bestandskunden ohne Einwilligung per E-Mail an die Wartung erinnern?

Unter vier Voraussetzungen ja (§ 7 Abs. 3 UWG): Sie haben die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Auftrag vom Kunden selbst erhalten, Sie bewerben eigene ähnliche Leistungen, der Kunde hat nicht widersprochen, und Sie weisen bei der Erhebung und in jeder E-Mail klar darauf hin, dass er jederzeit widersprechen kann, ohne dass ihm dafür mehr als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Fehlt eine davon — etwa weil die Adresse von der Hausverwaltung stammt —, bleibt der Brief oder die ausdrückliche Einwilligung.

Braucht auch der Brief einen Widerspruchshinweis?

Das Verbot des § 7 Abs. 2 UWG zielt auf elektronische Post, nicht auf den Brief. Trotzdem hat der Empfänger nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit das Recht, der Verwendung seiner Daten für Direktwerbung zu widersprechen, und er muss darauf hingewiesen werden. Ein Satz am Ende des Briefs kostet nichts und erspart die Diskussion, ob der Hinweis anderswo erfolgt ist.

Ist die Erinnerung an Vertragskunden überhaupt Werbung?

Die Terminabstimmung zu einer vertraglich geschuldeten Wartung ist Vertragserfüllung, keine Werbung — dafür braucht es weder Einwilligung noch UWG-Hinweis. Sobald die Mail aber zusätzliche Leistungen anbietet, etwa einen Festpreis für Arbeiten außerhalb des Vertrags, ist sie beides. Die Vorlage für Vertragskunden hält deshalb den Kanalwechsel als Ausweg offen und lässt Angebote weg.

Was gehört in die Signatur einer geschäftlichen E-Mail?

Dasselbe wie auf einen Geschäftsbrief: Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei einer GmbH die Geschäftsführung (§ 37a HGB, § 35a GmbHG). Ein Einzelunternehmen ohne Registereintrag nennt Vor- und Nachname sowie die Anschrift. Dazu eine Telefonnummer und eine Antwortadresse, die tatsächlich gelesen wird.

Wie oft darf ich nachfassen?

Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht; die Grenze ist die unzumutbare Belästigung. Bewährt haben sich höchstens zwei Nachfassmails — etwa nach zwei und nach fünf Wochen — mit je einem Satz, danach Schluss bis zur nächsten Fälligkeit. Nach einem Widerspruch endet der Versand sofort und dauerhaft; das ist keine Frage des Stils, sondern der Nachweisbarkeit.

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Vorlage

Mustertext Wartungserinnerung: E-Mail und Brief für die Heizungswartung

Vier Vorlagen zum Abschreiben — E-Mail und Brief, jeweils für Vertragskunden und für Kunden ohne Vertrag. Mit den Pflichtangaben, die in jede Kundenmail gehören, und dem Widerspruchshinweis, ohne den die Erinnerung eine Abmahnung wert ist.

Worauf es bei dem Text ankommt

Eine Wartungserinnerung ist kein Werbebrief und kein Mahnschreiben. Sie nennt die Anlage, das Datum und die Frage nach dem Termin — mehr nicht. Alles, was darüber hinausgeht, senkt die Antwortquote: Wer in drei Absätzen erklärt, warum Wartung wichtig ist, hat den Kunden verloren, bevor er zur Terminfrage kommt.

Rechtlich entscheidend sind zwei Dinge, die im Text kaum auffallen: die Signatur mit den Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs und der Hinweis, dass der Kunde jederzeit widersprechen kann. Beides steht in allen vier Vorlagen an derselben Stelle.

Der eine Satz, der nicht fehlen darf

Der Widerspruchshinweis

§ 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG verlangt ihn bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung — also in jeder einzelnen E-Mail, nicht nur in der ersten.

E-Mail an Kunden ohne Wartungsvertrag

Die häufigste Variante: Der Betrieb hat die Anlage eingebaut oder repariert, es gibt keinen Vertrag, und die nächste Wartung ist eine Empfehlung. Die Mail bittet um eine Antwort — nicht um einen Auftrag.

Vorlage 1 · E-Mail, ohne Vertrag

Betreff: Ihre nächste Heizungswartung steht bald an

Sehr geehrte Familie [Nachname],

Ihre Heizungswartung steht demnächst an — planmäßig zum [Fälligkeitsdatum]. Regelmäßige Wartung hält die Anlage effizient und beugt teuren Ausfällen vor.

Möchten Sie einen Termin anfragen? Eine kurze Antwort auf diese E-Mail mit Ihrem Wunschzeitraum (vormittags oder nachmittags) genügt — wir melden uns dann mit einem Terminvorschlag.

Anlage: Heizung ([Hersteller] [Modell])
Standort: [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Fällig: [Fälligkeitsdatum]

[Optional: Wartung zum Festpreis: [Preis] inkl. MwSt.]

Mit freundlichen Grüßen
[Betriebsname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer — bei Einzelunternehmen ohne Registereintrag: Vor- und Nachname der Inhaberin oder des Inhabers]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [Antwortadresse, die gelesen wird]

—
Sie erhalten diese E-Mail, weil wir Ihre Heizungsanlage betreuen und Ihre E-Mail-Adresse in diesem Zusammenhang von Ihnen erhalten haben. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für solche Hinweise jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen — eine kurze Antwort mit „Abmelden“ an [Antwortadresse] genügt.
Datenschutzhinweise: [Link zur Datenschutzerklärung]

E-Mail an Vertragskunden

Einem Vertragskunden eine Wartung anzubieten, die er längst bezahlt hat, wirkt inkompetent. Die Mail stimmt deshalb nur den Termin ab und sagt ausdrücklich, dass die Wartung mit dem Vertrag abgegolten ist.

Vorlage 2 · E-Mail, Vertragskunde

Betreff: Ihre Wartung — passt Ihnen ein Termin?

Sehr geehrte Familie [Nachname],

Ihre jährliche Wartung im Rahmen Ihres Wartungsvertrags steht an — planmäßig zum [Fälligkeitsdatum].

Wann passt es Ihnen? Antworten Sie kurz mit einem Wunschzeitraum (vormittags oder nachmittags), wir melden uns dann mit einem konkreten Terminvorschlag. Die Wartung ist mit Ihrem Vertrag abgegolten; gesondert berechnet werden nur Ersatzteile und Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs.

Anlage: Heizung ([Hersteller] [Modell])
Standort: [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Vorgesehen: [Monat Jahr]

Mit freundlichen Grüßen
[Betriebsname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer — bei Einzelunternehmen ohne Registereintrag: Vor- und Nachname der Inhaberin oder des Inhabers]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [Antwortadresse, die gelesen wird]

—
Diese E-Mail dient der Terminabstimmung im Rahmen Ihres Wartungsvertrags. Möchten Sie solche Hinweise nicht mehr per E-Mail erhalten, genügt eine kurze Antwort an [Antwortadresse] — wir melden uns dann telefonisch oder per Post.
Datenschutzhinweise: [Link zur Datenschutzerklärung]

Brief an Kunden ohne Wartungsvertrag

Der Brief ist der Weg für Kunden ohne E-Mail-Adresse — und für Adressen, die nicht vom Kunden selbst stammen, etwa aus der Übergabe einer Hausverwaltung. Dort fehlt die Grundlage für eine E-Mail ohne Einwilligung; ein Brief braucht sie nicht.

Vorlage 3 · Brief, ohne Vertrag

[Betriebsname] · [Straße Hausnummer] · [PLZ Ort]

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Wartung Ihrer Heizungsanlage — Terminvorschlag

Sehr geehrte Familie [Nachname],

die letzte Wartung Ihrer Heizungsanlage ([Hersteller] [Modell], [Standort]) liegt inzwischen [Zeitraum] zurück. Wir empfehlen, die nächste Wartung vor Beginn der Heizperiode einzuplanen: Eine regelmäßig gewartete Anlage arbeitet effizienter und fällt seltener aus.

Wenn Sie möchten, vereinbaren wir gerne einen Termin. Sie erreichen uns telefonisch unter [Telefonnummer] (montags bis freitags, [Zeiten]) oder per E-Mail an [Antwortadresse]. Nennen Sie uns einfach einen Zeitraum, der Ihnen passt.

[Optional: Die Wartung bieten wir zum Festpreis von [Preis] inkl. MwSt. an.]

Mit freundlichen Grüßen

[Name der unterzeichnenden Person]
[Betriebsname]

Hinweis: Sie erhalten dieses Schreiben, weil wir Ihre Anlage in der Vergangenheit betreut haben. Wenn Sie keine Hinweise dieser Art mehr wünschen, teilen Sie uns das bitte kurz mit — telefonisch, per E-Mail oder per Post; wir nehmen Sie dann aus der Erinnerung heraus. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten: [Link zur Datenschutzerklärung oder Beilage].

[Fußzeile: Firma und Rechtsform · Sitz · Registergericht und Registernummer · Geschäftsführung bzw. Inhaber · USt-IdNr. · Bankverbindung]

Brief an Vertragskunden

Gleiche Logik wie bei der E-Mail: Termin abstimmen, Vertragsumfang benennen, keine Angebote. Die Frist im zweiten Absatz gehört hinein, wenn der Wartungsvertrag eine Regelung zur Terminvereinbarung enthält — sonst weglassen.

Vorlage 4 · Brief, Vertragskunde

[Betriebsname] · [Straße Hausnummer] · [PLZ Ort]

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Jährliche Wartung nach Ihrem Wartungsvertrag — Terminabstimmung

Sehr geehrte Familie [Nachname],

im Rahmen Ihres Wartungsvertrags vom [Vertragsdatum] steht die jährliche Wartung Ihrer Heizungsanlage ([Hersteller] [Modell], [Standort]) an. Vorgesehen ist der Zeitraum [Monat Jahr].

Bitte nennen Sie uns einen Termin, der Ihnen passt — telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail an [Antwortadresse]. Hören wir bis zum [Datum] nichts von Ihnen, melden wir uns telefonisch, um den Termin abzustimmen.

Die Wartung ist mit Ihrem Vertrag abgegolten. Gesondert berechnet werden nur Ersatzteile und Arbeiten, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen.

Mit freundlichen Grüßen

[Name der unterzeichnenden Person]
[Betriebsname]

Hinweis: Dieses Schreiben dient der Erfüllung Ihres Wartungsvertrags. Möchten Sie Terminhinweise künftig auf anderem Weg erhalten, sagen Sie uns kurz Bescheid. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten: [Link zur Datenschutzerklärung oder Beilage].

[Fußzeile: Firma und Rechtsform · Sitz · Registergericht und Registernummer · Geschäftsführung bzw. Inhaber · USt-IdNr. · Bankverbindung]

Variante für die gesetzliche Prüfpflicht

Geht es nicht um eine Wartung, sondern um die Prüfung nach § 60b GEG oder § 60a GEG, ersetzt der Paragraph die Empfehlung. Der erste Absatz lautet dann so, wie ihn auch die automatische Erinnerung formuliert:

Erster Absatz bei § 60b

Betreff: Gesetzliche Prüfpflicht nach § 60b GEG — Frist: 30. September 2027

Sehr geehrte Familie [Nachname],

Für Ihre Heizungsanlage steht die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung nach § 60b GEG an. Wasserführende Heizungen in Gebäuden mit mindestens sechs Wohn- oder Nutzungseinheiten sind binnen eines Jahres nach Ablauf des 15. Betriebsjahres zu prüfen. Für Anlagen, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, gilt der 30. September 2027.

Die gesetzliche Frist endet am 30. September 2027. Wir übernehmen die Prüfung gerne für Sie — nennen Sie uns einfach einen Zeitraum, der Ihnen passt.

Der Rest der Mail bleibt gleich: Faktenkasten, Signatur, Widerspruchshinweis. Der Paragraph ist ein sachlicher Grund, kein Verkaufsargument — er steht deshalb ohne Ausrufezeichen und ohne Drohkulisse da.

Sechs Hinweise, bevor der Text rausgeht

Absender und Pflichtangaben. Eine geschäftliche E-Mail ist ein Geschäftsbrief: Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH die Geschäftsführung (§ 37a HGB, § 35a GmbHG). Ohne Registereintrag: Vor- und Nachname und ladungsfähige Anschrift. Die Anschrift gehört zusätzlich unter die Mail, nicht nur in die Signatur.
Widerspruchshinweis. In jeder E-Mail, nicht nur in der ersten (§ 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG) — mit dem Zusatz, dass dafür keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Der Widerspruch muss so einfach sein wie das Antworten. Wer widerspricht, wird sofort und dauerhaft aus dem Versand genommen; das Datum des Widerspruchs gehört in die Kundenakte.
Kein Tracking. Keine Öffnungspixel, keine Klickverfolgung. Beides bräuchte eine Einwilligung (§ 25 TDDDG) und bringt nichts: Die Messgröße einer Wartungserinnerung ist die Antwort, nicht die Öffnung. Ein einfacher Link ohne Tracking-Parameter reicht.
Sendezeitpunkt. Vier bis sechs Wochen vor der Fälligkeit, bei Heizungen vor Beginn der Heizperiode — also im Spätsommer, nicht im November. Werktags am Vormittag; nicht an Sonn- und Feiertagen. Höchstens zwei Nachfassmails, dann Schluss.
Antwortadresse. Keine „noreply“-Adresse. Die Mail bittet um eine Antwort — dann muss jemand die Antworten lesen, am selben Tag. Eine unbeantwortete Terminanfrage ist schlimmer als keine Erinnerung.
Anrede. „Sehr geehrte Familie Müller“ statt „Hallo Hans“. Handwerksbetriebe siezen ihre Bestandskunden, und viele Karteien haben keinen Vornamen — der Nachname trägt.

Vom Mustertext zum Versand

Diese Vorlagen sind — bis auf die Platzhalter — die Texte, die ServiceWecker im Namen des Betriebs verschickt: mit Abmeldelink, Anschrift und Fälligkeit je Anlage, ohne Tracking, im richtigen Sendefenster; wer sie nicht von Hand verschicken will, kann das kostenlos einrichten. Welcher Weg zum Betrieb passt — Tabelle, Bürosoftware oder eigenes Werkzeug —, vergleicht der Ratgeber zur Wartungserinnerung per Software.

Häufige Fragen

Darf ich Bestandskunden ohne Einwilligung per E-Mail an die Wartung erinnern?: Unter vier Voraussetzungen ja (§ 7 Abs. 3 UWG): Sie haben die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Auftrag vom Kunden selbst erhalten, Sie bewerben eigene ähnliche Leistungen, der Kunde hat nicht widersprochen, und Sie weisen bei der Erhebung und in jeder E-Mail klar darauf hin, dass er jederzeit widersprechen kann, ohne dass ihm dafür mehr als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Fehlt eine davon — etwa weil die Adresse von der Hausverwaltung stammt —, bleibt der Brief oder die ausdrückliche Einwilligung.
Braucht auch der Brief einen Widerspruchshinweis?: Das Verbot des § 7 Abs. 2 UWG zielt auf elektronische Post, nicht auf den Brief. Trotzdem hat der Empfänger nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit das Recht, der Verwendung seiner Daten für Direktwerbung zu widersprechen, und er muss darauf hingewiesen werden. Ein Satz am Ende des Briefs kostet nichts und erspart die Diskussion, ob der Hinweis anderswo erfolgt ist.
Ist die Erinnerung an Vertragskunden überhaupt Werbung?: Die Terminabstimmung zu einer vertraglich geschuldeten Wartung ist Vertragserfüllung, keine Werbung — dafür braucht es weder Einwilligung noch UWG-Hinweis. Sobald die Mail aber zusätzliche Leistungen anbietet, etwa einen Festpreis für Arbeiten außerhalb des Vertrags, ist sie beides. Die Vorlage für Vertragskunden hält deshalb den Kanalwechsel als Ausweg offen und lässt Angebote weg.
Was gehört in die Signatur einer geschäftlichen E-Mail?: Dasselbe wie auf einen Geschäftsbrief: Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei einer GmbH die Geschäftsführung (§ 37a HGB, § 35a GmbHG). Ein Einzelunternehmen ohne Registereintrag nennt Vor- und Nachname sowie die Anschrift. Dazu eine Telefonnummer und eine Antwortadresse, die tatsächlich gelesen wird.
Wie oft darf ich nachfassen?: Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht; die Grenze ist die unzumutbare Belästigung. Bewährt haben sich höchstens zwei Nachfassmails — etwa nach zwei und nach fünf Wochen — mit je einem Satz, danach Schluss bis zur nächsten Fälligkeit. Nach einem Widerspruch endet der Versand sofort und dauerhaft; das ist keine Frage des Stils, sondern der Nachweisbarkeit.