Heizsaison 2026: Wartungen bis Jahresende planen

Was ein Betrieb praktisch tun kann, wenn im November die Heizsaison voll läuft: Den Störungsdienst zuerst einplanen, offene Wartungen nur noch in die verbleibenden Lücken legen und die Kunden, die nicht mehr reinpassen, aktiv ins Frühjahr verschieben. Bis Silvester bleiben 2026 genau 43 Arbeitstage von Montag bis Freitag, 41, wenn du Heiligabend und Silvester freigibst. Wer diese Zahl vor dem ersten Frost gegen die offene Kartei rechnet, weiß, wie viele Wartungen noch realistisch sind und wie viele nicht.

Die Rechnung für November und Dezember 2026

Die Wochen bis Jahresende sind kürzer, als sie sich im Oktober anfühlen. 2026 beginnt an einem Donnerstag, deshalb hat das Jahr eine Kalenderwoche 53. Sie läuft vom 28. bis 31. Dezember und endet für die meisten Betriebe mit einem halben oder freien Silvester.

Das sind die Kalendertage. Für die Planung zählt etwas anderes: Wie viele dieser Tage tatsächlich für Wartungen übrig bleiben, wenn die ersten kalten Nächte die Störungsmeldungen hochziehen.

Modellrechnung: Wie viele Wartungen noch reinpassen

Die folgende Rechnung ist ein fiktives Beispiel. Setz deine eigenen Werte ein, die Logik bleibt gleich.

Annahmen: Fünf Monteure, davon drei überwiegend im Kundendienst, zwei auf Baustellen. Ein Kundendienstmonteur schafft an einem ungestörten Tag 2,5 Wartungen inklusive Fahrt. Der Störanteil ist der Teil der Arbeitszeit, der für ungeplante Einsätze wie ausgefallene Brenner oder kalte Heizkörper draufgeht. Hier angenommen: 30 Prozent im November, 50 Prozent im Dezember.

185 Wartungen klingt nach Luft. Steigt der Störanteil im Dezember auf 70 Prozent, weil eine Kältewelle kommt, bleiben im Dezember nur noch 45 Wartungen, zusammen also 155. Das sind 30 Termine weniger, und die fallen genau dann weg, wenn sie schon zugesagt sind.

Daraus folgt eine einfache Regel: Plane höchstens 80 Prozent der gerechneten Kapazität fest ein. Im Beispiel sind das 148 Wartungen. Der Rest ist Puffer, kein Angebot an Kunden.

Was die Zahl gegen die Kartei bedeutet

Liegen Ende Oktober noch 140 Wartungen offen, passt das knapp. Liegen 200 offen, fehlen rund 50 Termine, und zwar schon vor dem ersten Kälteeinbruch. Das ist kein Fleißproblem. Es ist eine Rechnung, die man im Oktober noch ändern kann und im Dezember nicht mehr.

Was ein Betrieb praktisch tun kann: Fünf Schritte vor dem Kälteeinbruch

1. Den Störungsdienst zuerst in den Plan setzen

Leg fest, wer an welchem Tag Bereitschaft hat, bevor du eine einzige Wartung verteilst. Ein Monteur, der morgens für Störungen frei bleibt und nachmittags eine Wartung in der Nähe übernimmt, ist planbarer als drei Monteure, die alle voll verplant sind und bei jeder Meldung umdisponiert werden.

2. Offene Wartungen nach Dringlichkeit sortieren

Nicht jede offene Wartung ist gleich eilig. Eine brauchbare Reihenfolge für die verbleibenden Wochen:

• Anlagen, deren letzte Wartung mehr als 15 Monate zurückliegt
• Wartungsvertragskunden vor Einmalkunden, weil dort ein Termin zugesagt ist
• Anlagen mit bekannten Mängeln aus dem Vorjahresprotokoll
• Kunden in Gebieten, in denen ohnehin Monteure unterwegs sind

Alles, was unter keinen dieser Punkte fällt, ist ein Kandidat für Januar bis März.

3. Kunden, die nicht mehr reinpassen, aktiv verschieben

Der häufigste Fehler im Dezember: Termine werden stillschweigend nicht mehr vergeben, und der Kunde ruft im Januar an und fragt, ob man ihn vergessen hat. Besser ist eine kurze Nachricht im November: Die Wartung kommt im Februar, wir melden uns mit einem Terminvorschlag. Wie sich eine solche Runde für die Kartei rechnet, steht in Bestandskunden reaktivieren: Die Rechnung für Betriebe.

4. Die Kartei aufräumen, solange die Daten noch frisch sind

Im Dezember weiß das Büro noch, welche Kunden umgezogen sind, welche Anlage ausgetauscht wurde und wer abgesagt hat. Im März ist das vergessen. Vermerke drei Dinge pro Kunde: Datum der letzten Wartung, Datum der nächsten fälligen Wartung, aktueller Kontaktstatus. Wer dafür noch mit Papier oder mehreren Listen arbeitet, findet eine sinnvolle Reihenfolge in Handwerk digitalisieren: Reihenfolge für SHK-Betriebe.

5. Die Frühjahrsrunde schon im Dezember vorbereiten

Januar und Februar sind für viele Heizungsbetriebe die Monate, in denen Wartungen wieder gut planbar werden. Die Erinnerung an die Kunden sollte dann schon fertig sein. Lege bis KW 51 fest, welche Kunden im Januar angeschrieben werden, und schreib den Text einmal, nicht für jeden Kunden neu.

Was typischerweise schiefgeht

Drei Muster tauchen in fast jeder Heizsaison auf.

Die Kapazität wird nach dem Oktober geschätzt. Im Oktober ist der Störanteil niedrig, die Monteure schaffen viel. Wer diese Leistung auf den Dezember hochrechnet, verspricht Termine, die es nicht gibt.

Verschobene Kunden landen nirgends. Ein Kunde wird ins Frühjahr verschoben, aber nirgends vermerkt. Im März fehlt er in der Liste. Ein Betrieb mit 400 Wartungskunden, der im Winter 40 davon verschiebt und zehn davon verliert, merkt das erst, wenn der Kunde bei einem anderen Betrieb einen Termin hat.

Die Zeit zwischen den Jahren bleibt ungenutzt. KW 53 hat 2026 nur vier Arbeitstage, und viele Kunden sind nicht erreichbar. Für Kundentermine ist das schwach, für interne Arbeit gut: Lager, Fahrzeuge, Kartei.

Die stillen Tage zwischen den Jahren

Die Deutsche Handwerks Zeitung nennt in ihren neun Tipps zur Arbeitsorganisation unter anderem die Aufgabenliste, das Aufräumen des Lagers und die Befragung der Mitarbeiter. Für einen SHK-Betrieb passen genau diese drei in KW 53.

• Aufgabenliste für Januar: Was ist im Dezember liegen geblieben, wer übernimmt es, bis wann?
• Lager und Fahrzeuge: Welche Verschleißteile haben im Winter gefehlt? Was muss vor der Frühjahrsrunde nachbestellt werden?
• Monteure fragen: Welche Kunden waren schwer erreichbar, welche Anlagen machen im nächsten Jahr Ärger, wo stimmen die Daten in der Kartei nicht?

Eine Stunde Gespräch mit jedem Kundendienstmonteur liefert oft mehr Korrekturen für die Kartei als ein Vormittag Büroarbeit.

Wenn du die Frühjahrsrunde nicht wieder von Hand aus der Liste vorbereiten willst: Servicewecker erinnert Wartungskunden zur fälligen Wartung und sammelt ihre Antworten an einer Stelle. Das passt zu Schritt 5, ersetzt aber nicht die Kapazitätsrechnung davor.

FAQ

Was macht einen Betrieb aus?

Der Begriff ist mehrdeutig, wie die Begriffsklärung bei Wikipedia) zeigt. Im Handwerk meint man meist die Einheit, in der die Leistung tatsächlich entsteht: Werkstatt, Lager, Fahrzeuge, Monteure und Büro. Praktisch macht einen SHK-Betrieb aus, dass diese Teile zusammen planbar Termine beim Kunden erfüllen.

Was ist der Unterschied von Unternehmen und Betrieb?

In der Betriebswirtschaftslehre wird häufig so unterschieden: Das Unternehmen ist die rechtliche und wirtschaftliche Einheit, der Betrieb der Ort, an dem gearbeitet und geleistet wird. Ein Unternehmen kann mehrere Betriebe haben, etwa einen Hauptsitz und eine Filiale. Im kleinen Handwerksbetrieb fallen beide meist zusammen.

Welche Funktionsbereiche gibt es in einem Betrieb?

In einem SHK-Betrieb sind es typischerweise Kundendienst, Montage auf der Baustelle, Büro und Disposition, Einkauf und Lager sowie Buchhaltung. In kleinen Betrieben liegen mehrere Bereiche bei einer Person. Für die Winterplanung entscheidend ist die Schnittstelle zwischen Disposition und Kundendienst.

Wie kann man einen Betrieb vorstellen?

Für neue Monteure oder Auszubildende reichen drei Dinge: Welche Funktionsbereiche es gibt, wie eine typische Woche abläuft und wer wofür ansprechbar ist. Im Winter gehört dazu, wie die Bereitschaft geregelt ist. Das erspart Rückfragen, wenn die erste Störmeldung am Abend kommt.